Un report informativo è un documento costituito da una combinazione sinottica di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, disaggregate e destrutturate secondo specifiche esigenze. Tali misure valgono come indicatori delle attività aziendali e costituiscono una base comune per le analisi successive. I Sistemi di reportistica costituiscono un ambito dei Sistemi informativi, la cui applicazione risulta al giorno d’oggi particolarmente diffusa ed affermata. La funzione principale cui sono chiamati ad adempiere è quella di fornire un valido e fondato supporto informativo alle decisioni strategiche di una organizzazione. Il report è incentrato sui dati di interesse della figura aziendale cui è diretto e il fenomeno che esso prende in considerazione, è analizzato secondo più dimensioni. Si parla in tal senso di Ipercubo informativo, o cubo multidimensionale. Questo viene disaggregato secondo le componenti di estrazione e visualizzato. L'ipercubo informativo è una raccolta di dati di cui si conoscono più dimensioni di analisi. Ogni componente di un dato è rappresentata su una dimensione spaziale del cubo. Spesso si fa riferimento al cubo indipendentemente dal numero di dimensioni. Difatti è possibile associare la rappresentazione di una tabella a doppia entrata ad un ipercubo informativo bidimensionale.
Vediamo un esempio:
Inizialmente può essere descritto uno spazio informativo a tre dimensioni e perciò con tre assi. Al suo interno vogliamo rappresentare lo spazio delle vendite di un'attività per:
1)Ambito Regionale (prima dimensione informativa)
2)Settore Merceologico (seconda dimensione informativa)
3)Ambito Temporale (terza dimensione informativa).
2)Settore Merceologico (seconda dimensione informativa)
3)Ambito Temporale (terza dimensione informativa).
Ogni punto dello spazio così costituito rappresenta una misura delle Vendite per le dimensioni informative considerate. Analogamente ogni cella del cubo rappresenta il valore assunto all'intersezione delle occorrenze delle dimensioni scelte, ed in questo senso esso può essere visto come l'oggetto di un'analisi statistica di tipo multivariato.
Aggiungendo una nuova dimensione di analisi, ad esempio il Punto Vendita, si otterrebbe uno spazio quadri-dimensionale e analogamente un ipercubo a 4 dimensioni.
Aggiungendo una nuova dimensione di analisi, ad esempio il Punto Vendita, si otterrebbe uno spazio quadri-dimensionale e analogamente un ipercubo a 4 dimensioni.
Torniamo ora ai report, prendendo in considerazione le tecniche di visualizzazione. Al fine di evolvere verso documenti maggiormente informativi, gli strumenti informatici si sono dotati di alcune tecniche di visualizzazione per facilitare l'analisi dei dati. Tecniche note nella visualizzazione dei report sono:
1)drill-down
2)slice & dice
Con drill-down ("perforare un terreno") si intende la possibilità - una volta visualizzato il dato complessivo relativo ad una dimensione gerarchizzata di analisi, di esplorare tutta la gerarchia. Un classico esempio di dimensione gerarchizzabile è quella temporale: il dato annuale può essere esplorato per sottoreport che visualizzano gli aggregati mensili e questi ultimi possono essere a loro volta disaggregati secondo i dati giornalieri.
Per slice & dice ("dividere una torta") si indica la possibilità di restringere l'analisi solo ad alcune delle occorrenze delle dimensioni e solo ad alcune delle dimensioni proposte. È possibile nell'esempio visto sopra, esplorare le vendite annuali solo di alcune regioni e di queste regioni solo di alcune città. I dati visualizzati si riferiranno unicamente alle occorrenze selezionate.
I sistemi di reportistica sono un sottoambito dei Sistemi Informativi e per generalità di attribuzione anche dei Sistemi di Business Intelligence e ne costituiscono una estensione legata all'evoluzione informatica. Per sistemi di business intelligence (BI) ci si riferisce solitamente a:
-un insieme di processi aziendali volti alla raccolta e all’analisi di informazioni strategiche.
-la tecnologia utilizzata per realizzare questi processi,
-le informazioni ottenute mettendo in atto tali processi.
L'obiettivo di un Sistema di Reportistica all'interno di una organizzazione è quello di documentare in maniera dettagliata ed anlitica le attività di preminente interesse: questo patrimonio informativo deve essere sempre aggiornato e corretto secondo un'univoca prassi organizzativa che lo tuteli da lacune ed incongruenze. I Sistemi di Reportistica vengono sviluppati in ambiti aziendali complessi che hanno previsto una soluzione di Datawarehouse. Una delle finalità di un processo di Datawarehouse è proprio quella di strutturare un contesto informativo hardware e software capace di rispondere alle esigenze dello scenario organizzativo nel senso più ampio possibile. In tali contesti si hanno coerenza e consolidamento dei dati, velocità nell’accesso alle informazioni e supporto per l’analisi delle stesse. Con l'aumentare della mole di dati a disposizione di una organizzazione i vantaggi di un'elaborazione centralizzata dei documenti si palesano nei tempi di esecuzione dei singoli report: la particolare configurazione hardware delle postazioni su cui vengono materialmente ospitate le risorse del sistema permette l'ottimizzazione delle richieste al sistema e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni individualmente. La standardizzazione dei documenti consente inoltre - secondo l'approccio all'informazione come bene aziendale - una distribuzione ottimale delle conoscenze ed una visione dell'attività più conforme e concorde fra le varie funzioni dell'organizzazione, di continuo aggiornata sulla base della disponibilità della fonte dei dati.
Vediamo schematicamente le fasi di sviluppo di un sistema di reportistica :
1)Identificazione delle Esigenze Informative e di Visualizzazione
2)Identificazione del Contesto Informativo e delle Fonti
3)Identificazione della Configurazione del Sistema Hardware/Software
4)Fase di Integrazione Hardware/Software delle Risorse Informative
5)Preparazione del Report
6)Validazione del Report
7)Fase di Collaudo del Sistema
8)Fase di Esercizio del Sistema di Reportistica
9)I Sistemi di Reportistica - integrati in progetti di Business intelligence - permettono all'utente finale di disporre di una serie di funzionalità in aggiunta ai report veri e propri
10)Metadati (una descrizione dei dati, così da assicurarne la comprensione)
11)Analisi di tipo tradizionale statistico
12)Rappresentazione con GIS (Sistema informativo geografico)
13)Esecuzione di Script personalizzati con linguaggi di basso livello
14)Uso di Componenti Web
Architettura di un sistema di reportistica
Si parla di Architettura di Sistema_client/server di un Sistema di Reportistica informatizzato se esso è funzionalmente strutturato in modo da conservare in un singolo Repository - un Dominio, logicamente associato al Server - i documenti prodotti rendendoli accessibili dalle postazioni Client dei fruitori. La funzione di centralizzazione può essere prevista da architetture complesse ed integrate all'interno di Reti e può prevedere differenti livelli di autorizzazioni e di relativa operatività sul sistema (utenti amministratori, utenti visualizzatori, utenti modificatori e creatori di nuovi documenti, etc..). La fruizione dei documenti finali può essere allargata anche agli utenti di una comunità più ampia . Più in generale, sempre più spesso i siti di Enti ed Istituzioni possono prevedere Sistemi di Reportistica via web che permettano da un lato di documentarne le attività, dall'altro di rendere disponibili dati di sintesi per approfondimenti tematici. I documenti - una volta strutturati e prodotti - vengono resi disponibili alla visualizzazione da parte degli utenti e da questi possono essere salvati sulla postazione locale. Laddove il sistema lo preveda e lo permetta il singolo utente può a sua volta modificare il documento salvato e renderlo fruibile reinviandolo al repository. Il sistema può mantenere traccia delle variazioni e dei relativi autori e assicurare che il documento sia aggiornato in conseguenza a nuovi caricamenti di dati sui sistemi alimentanti.
I sistemi di Reportistica hanno favorito la nascita ed il proliferare di una categoria di prodotti per la cosiddetta 'Office Automation'. Tali prodotti - per lo sviluppo dei quali si sono fatte concorrenza le maggiori software-house mondiali - si sono nel corso degli anni evoluti ed hanno allargato il loro spettro di standardizzazione fino a divenire strumenti integrati con quelli propri della Business Intelligence e BI software convergendo verso vere e proprie piattaforme di 'Desktop Automation'.
Produttori di tools:
Actuate
Business Objects
Cognos
DataTime
Microstrategy
Oracle
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